Docendo Support

Guide til nytt skoleår: slik kommer du i gang med fagfordeling og timeplanleggingen i Docendo

Her lærer du hvordan du kan komme i gang med å bruke fag-, time- og lærerfordelingen gjennom:

1. Opprettelse av skoleår
2. Opprettelse av klasser
3. Opprettelse av fag
4. Tildeling av undervisningstid til personale
5. Introduksjon til fagfordelingen 

I del 2 gjennomgår vi resten av stegene som du kan bruke som forberedelse til timeplanleggingen:

6. Opprettelse av andre kalendere (teammøter mm.)
7. Arbeidstid
8. Rom
9. Skolerute
10. Tips til timeplanlegging i klasser


Del 1: Klar til fagfordeling med nytt skoleår og opprettelse av klasser/fag

1) Opprett skoleår

Start med å opprette det nye skoleår ved at klikke på tannhjulet ⚙️ øverst til høyre >'Skoleår'.



Klikk på pluss-ikonet for å opprette et nytt skoleår med start-og sluttdatoer.


Se kort video her: 





2) Opprett klasser
Du kan nå opprette klassene til det nye skoleår. Det gjør du i  ’Klasser’ i menyen til venstre; velg det nettopp opprettede skoleår og så knappen ’Oppret klasse’. 


Her kan du opprette flere klasser av gangen, og ut for hver klasse kan du velge, om det skal importeres standardfag og standardtimetal baseret på UDIR’s anbefalte og minimum timetall. Fordelen med denne funksjonen er at alle fag på forhånd opprettes med årsrammen, og at de vil ha samme farge på tvers av klasser. Slik sparer du også tid på ikke å skulle opprette hvert av fagene enkeltvis etterfølgende.

Antallet av timer på brikkene kan etterfølgende redigeres, og på samme måte kan du også opprette flere fag til hver klasse, som gir mulighet for lokale tilpasninger på skolen eller kommunen. 

Du kan selvfølgelig også velge å opprette klasser uten å importere fag og årsammen. Bare gi et navn til klassen og trykk direkte på 'Opprett'. Fag og aktiviteter kan deretter opprettes i Fagfordelingen, eller direkte i klassen. 


3) Fagfordeling
Når du har opprettet klasser (med eller uten fagimport i steg 2) kan du etterfølgende gå til siden ’Fagfordeling’ under menyen ’Planlegging’ for å opprette flere fag eller tilpasse de eksisterende fag og årsramme.




Klikk på den blå ’Opprett fag’-knapp øverst til høyre for å opprette nye fag, eller klikk på pluss-ikonet ut for en klasse og et fag for å opprette eksisterende fag i klasser. Når du klikker på pluss-ikonet ut over eksiterende fag i en ny klasse, følger fagets farge med i den nye klassen. 



Du kan trykke på alle fagene i hver klasse og redigere årsrammen (og dessuten endre innstillinger for fagtype, standardvarighet, undervisere og lokaler).

Du kan her også velge om noen fag skal blokklegges på tvers av klasser. Trykk da på faget i en av klassene, og trykk på "Legg til klasse". Etterfølgende kan det være lurt å slette det opprinnelige faget i de andre klassene som nå er koblet på her. 

Tips! Legg merke til at alle forhåndsopprettede fag har fagtypen 'FAG'. Skal du opprette eller timeplanlegge fag som Valgfag, Arbeidslivsfag eller Fremmedspråk, hvor man deles i grupper på tvers av klasser, kan det være lurt å gi disse fagene fagtypen 'VALGFAG/GRUPPE". Les mer om hver fagtype ved å holde musen over spørsmålstegnet på hver fagtype, når du redigerer et fag. 




4) Tildel arbeidstid og undervisningstid
'Tildel timer' finner du under menyen 'Planlegging'.


Med ‘Tildel timer’  kan du angi det antall timer hver underviser er satt til å ha i løpet av skoleåret fordelt på arbeidstid og undervisning. Antallet av tildelte undervisningstimer vil du etterfølgende se og bruke i fagfordelingen (som gjennomgås i punkt 5).


Tallene i kolonnen 'Tildelt' under Arbeidstid,undervisning og vikarpuljer, kan redigeres på hver ansatt. Du kan filtrere visningen til at vise en bestemt gruppe av personale - f.eks. teams, lærere eller assistenter (se 'Grupper' for mer info om gruppering av personale.)



5) Fagfordeling
Du er nå klar til å bruke fagfordelingen i Docendo som du finner under menyen ’Planlegging’. (Du kan dessuten se en kort video-introduksjon til fagfordeling her: https://www.youtube.com/watch?v=vSzdtwMAvwA)


Merk at fagfordelingen både kan brukes som verktøy av ledelsen eller av de enkelte teams. 

I fagfordelingen ser du til venstre en liste over din skoles personale. Ved siden av hver person står totalen av fagtimer som foreløpig er blitt knyttet til personen. Klikker du på en person kan du se detaljene for hvilke fag og timer vedkommende er tildelt samt sammenligne de tildelte fagtimer med den tildelte undervisningstid fra ’Tildel timer’ (som gjennomgått i step 4). På midten av siden ser du alle klasser og deres fag. 



Klikk på et fag for å linke en underviser og eventuelt et rom og klikk ’Oppdatér fag’. Når du har tilknyttet en underviser, kan du med det samme se en oppdatert telling på underviserens tildelte fag og fagtimer i oversikten til venstre.


For å tilpasse overblikket kan du øverst til høyre velge å kun se de fagene som mangler å få tildelt undervisere. Dette kan hjelpe på overblikket da fagene så smått vil forsvinne fra klasseoversikten og over i venstre side, i takt med at de får satt undervisere på.



Videre kan du med filtreringsmulighetene for teams og klasser fokusere på de teams og klasser som du har bruk for å arbeide med.


TIP: Dette er særlig brukbart for teamet som selv fordeler fagtimer blant teammedlemmene og kun skal fokusere på teamets egne timer.

Hvert fag inneholder dessuten en logg så du kan se hvem som sist har redigert faget. Bare klikk på faget og velg fanen 'Historikk'.




Se video om disse stegene her:




Del 2: Øvrige forberedelser før timeplanleggingen

Se video om hvordan du timeplanlegger i klasser nederst på siden

6) Opprett andre kalendere (møter, teammøter og lign.)
Hvis du gjerne vil ha møter eller tilsyn (eller f.eks. teammøter og lignende) planlagt i Docendo kan du opprette kalendere til dette under ’Andre kalendere’. Det kan f.eks. være en kalender ved navn ’Team 1’, hvor du oppretter et felles møtefag til ditt eller andre teams’ teammøter.


Å timeplanlegge andre ikke-undervisningsrelaterte aktiviteter fra arbeidstidsplanen o.l. anbefales, da det på tilsvarende måte som andre aktiviteter i underviserens kalender, vil bli markert som en blokkering, når det timplanlegges i andre timeplaner. 




7) Arbeidstider
Inntastning av arbeidstider kan være en fordel i timeplanleggingen i klasser, da de enkelte læreres og pedagogers arbeidstider vil bli vist så snart man forsøker å legge et fag med brukeren på. Med arbeidstider er det derfor lettere å plassere ttimer i tidsrom hvor læreren eller assistenten er tilgjengelig. Det er samtidig en funksjon som i den daglige vikardekning gjør det lettere å skape overblikk over hvilke vikarer som er til rådighet.

Arbeidstiden fungerer best hvis det er planfestet arbeidstid, tilstedeværelsestid/kontortid o.l. som legges inn, slik at arbeidstiden lagt inn hos alle ansatte reflekterer når de faktisk er tilstede på skolen. 

Funksjonen finner du i hver brukers kalender under knappen ’Arbeidstider’. En opptelling på arbeidstiden for skoleåret, kan til hver en tid finnes under 'Årsoverblikk' i hver brukers kalender. 


Hvis arbeidstiden stort sett er den samme for hele skolen, kan man enkelt legge inn en felles arbeidstid for alle eller deler av skolens ansatte (som man senere kan redigere individuelt for hver enkelt ansatt). Dette gjør du ved å gå til Innstillinger (tannhjulet) - Kalendere - og så 'Legg til arbeidstid'. 
Her velger du de aktuelle ansatte fra listen, velger arbeidstider, trykker 'Sett inn i flere uker', velger hvilken uke arbeidstiden skal gjelde fra, og deretter hvilke av skoleårets uker det også skal gjelde for ved å trykke på ukene, eller bruke en av knappene på siden. Husk å lagre!


Du vil så kunne gå til de ansattes timeplaner, og se arbeidstiden markert som en blå bakgrunn i timeplanen. 





8) Standardrom i et fag
Et fint startpunkt når du skal forberede timeplanleggingen i forbindelse med opprettelse av fag, er å binde fagene sammen med fagets faste rom (idrettshall, musikkrom osv.), så de etterfølgende danner grunnlag for den resterende planleggingen. Du kan på samme måte legge til læreren. 


9) Skolerute (ferie- og helligdager)
Har du ikke definert skolerute enda, så husk å gjøre dette.  Dette gjør du under ’Planlegging’ > ’Skolerute’.



Velg det riktige skoleåret og markér datoene som er ferie- og helligdager i løpet av skoleåret. Når du senere kopierer timeplaner ut på skoleårets uker vil det ikke bli lagt fag på ferie- og helligdager i deres skoleår.




10) Tips til timeplanlegging i klasser
Basert på ovenstående punkter har du et godt utgangspunkt for å lage timeplaner. Her kommer et par gode råd til selve timeplanleggingsprosessen. 

- Velg et felles uke som utgangspunkt for skoleåret, f.eks uke 33, hvor du og dine kolleger planlegger på tvers av klasser og kalendere. 

- Når fagene så smått blir lagt på tvers av klassene i samme uke, vil du kunne se skyggemarkeringer som markerer hvor undervisere og lokaler er opptatt i andre klasser. Bruk skyggene til å kjapt kunne planlegge fag uten at du skal sjekke mulighetene på tvers av timeplanene først.

-  Du kan planlegge timer direkte i rom-kalendere, hvis dette gjør det lettere å fordele en knapp ressurs, som skolekjøkkenet eller gymsalen. Alle fag som har rommet som standard, vil du kunne planlegge fra rommets timeplan. Dette kan danne utgangspunkt for resten av timeplanleggingen i klassene. 

- I noen situasjoner kan det være lurt å ha flere faner åpne i nettleser, der du f.eks. har 1.A i den ene fanen, 2.A i en andre fanen osv. slik at du kjapt kan hoppe mellom timeplanene.

- Når alle timeplaner er på plass i uke 33 (f.eks), kan de kjapt kopieres ut til resten av skoleåret (med unntak av de gitte ferie- og helligdager). Klikk på 'Kopier' i uken, du har lagt timeplaner, og klikk dermed 'Sett inn' og velg de ukene som skal kopieres til .


Se detaljert video om timeplanlegging i klasser her: 



Sitter du igjen med spørsmål? Ikke nøl med å ta kontakt på chatten i hjørnet - vi hjelper dere gjerne i gang med planleggingen! 

Did this solve your problem?